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ANWENDERBERICHTE
HWGRUPPE

NEUE ANFORDERUNGEN AN KOMMUNIKATION UND ERREICHBARKEIT

Die HWGruppe gehört mit neun Autohäusern zu den größten Automobilhändlergruppen in Süddeutschland. Da die in die Jahre gekommene Telefonanlage den gestiegenen Anforderungen an Erreichbarkeit und Vernetzung nicht mehr gerecht wurde, machten sich die IT-Verantwortlichen des Familienunternehmens auf die Suche nach einer neuen Kommunikationslösung. Diese sollte die gestiegenen Anforderungen an Digitalisierung und Erreichbarkeit abbilden und der HWGruppe ermöglichen, ihre Prozesse weiter zu verbessern und über alle Standorte hinweg effizient zu gestalten. Dann kam die Pandemie und brachte unerwartete Herausforderungen in den Bereichen Kommunikation und Zusammenarbeit mit sich.

„Durch die Ausbreitung des Corona-Virus nahmen die Themen Telefonaufkommen und Homeoffice, die uns schon vorher beschäftigt hatten, schlagartig völlig neue Dimensionen an. Die Bedeutung des telefonischen Kontakts zu Kunden ist erheblich gestiegen, seitdem persönliche Treffen und Termine vor Ort nicht mehr ohne weiteres möglich sind bzw. stark reduziert wurden."

ALLES AUF EINEN BLICK

  • Ablösung der in die Jahre gekommenen TK-Anlage durch eine zukunftssichere IP-Kommunikationslösung
     
  • Flexible Kommunikation und Zusammenarbeit unabhängig vom Aufenthaltsort und Endgerät → ideal für produktives Arbeiten im Homeoffice:
     
  • Prozessoptimierung und verbesserte Erreichbarkeit
     
  • Intelligente Anrufverteilung und effiziente Rufannahme inklusive standortübergreifender Weiterleitungen
     
  • Integrationsmöglichkeiten in bestehende CRM-Systeme

Und dass wir von einem Tag auf den anderen einen erheblichen Teil unserer Mitarbeiter ins Homeoffice schicken müssen, hatten wir nicht erwartet, als wir begannen, uns mit flexiblen Arbeitskonzepten zu beschäftigen“, erläutert Markus Füßl, Leiter IT bei der HWGruppe.

Mit der Unified-Communications-Lösung von Swyx, für die sich die HWGruppe mit ihren BMW-Häusern, der IT und der Verwaltung entschieden hat, ist das Unternehmen für diese Anforderungen bestens gerüstet. Die softwarebasierte IP-Kommunikationslösung bietet nicht nur zuverlässige Telefonie – im Büro und im Homeoffice, intern und extern, sondern ermöglicht es auch, Prozesse zu optimieren. Durch die Verknüpfung von Telefonie und PC können Nutzer alle Funktionen über ihren Computer steuern und Anrufe einfach per Mausklick starten. Präsenzinformationen zeigen, welche Kollegen gerade erreichbar, im Gespräch oder abwesend sind. Das vereinfacht die Kommunikation mit Ansprechpartnern an anderen Orten. Einen schnellen Austausch untereinander ermöglicht der Messenger: Wenn ein Kollege länger telefoniert, lassen sich eilige Fragen ganz einfach per Textnachricht klären.

ORTSUNABHÄNGIG IDEAL VERBUNDEN

Die Kommunikationslösung von Swyx unterstützt verschiedenste Endgeräte, sodass Mitarbeiter stets alle wichtigen Funktionen nutzen und dabei – falls gewünscht – nur eine zentrale Rufnummer verwenden können, egal, wo sie arbeiten und welches Endgerät sie nutzen. „Mit Swyx können wir auch im Homeoffice auf Telefonbuch und Präsenzinformationen zugreifen und sind unter der gewohnten Durchwahl erreichbar. Dabei macht es keinen Unterschied, ob jemand mit einem Smartphone, einem Laptop oder PC mit Headset oder Tischtelefon telefoniert. So sind alle Kollegen unabhängig von ihrem Aufenthaltsort in die Kommunikation eingebunden und erfolglose Anrufversuche gehören der Vergangenheit an. Kunden und Interessenten erreichen dadurch noch schneller einen Ansprechpartner, der ihnen weiterhelfen kann, und intern sparen wir Zeit“, sagt Mario Flacke, Filialleiter Autohaus Hofmann GmbH (BMW/MINI Ingolstadt).

Für Zeitersparnis und bessere Erreichbarkeit sorgen zudem intelligente Rufumleitungsoptionen und eine Erweiterung für ein effizientes Warteschlangenmanagement. Damit können vorab definierte Nutzergruppen eingehende Anrufe zuverlässig annehmen, sodass Anrufer selbst in Spitzenzeiten nicht lange warten müssen, bis sie ihre Anliegen klären können. 

Dank der Integrationsmöglichkeiten der Swyx Lösung in die CRM-Systeme der HWGruppe können Mitarbeiter anrufende Kunden künftig nicht nur direkt mit Namen begrüßen, sondern zugleich auch alle relevanten Daten von der Kontakthistorie bis hin zu Kaufverträgen oder Werkstattrechnungen einsehen.

KOMPETENTE PARTNER VOR ORT

Als Umsetzungspartner vor Ort unterstützt die SysTec Computer GmbH die HWGruppe. Der Swyx Partner verfügt über langjährige Erfahrung in der Implementierung von maßgeschneiderten IT-Lösungen und konnte im Auswahlverfahren überzeugen. IT-Leiter Markus Füßl sagt:

„SYSTEC HAT UNS DIE VORTEILE DER SWYX LÖSUNG MIT EINER TESTINSTALLATION SEHR DEUTLICH VOR AUGEN GEFÜHRT: DIE TESTNUTZER WAREN AUCH IM HOMEOFFICE PERFEKT IN UNSERE KOMMUNIKATIONSUMGEBUNG EINGEBUNDEN, SODASS SIE DORT GENAUSO PRODUKTIV UND PROBLEMLOS WIE IM BÜRO ARBEITEN KONNTEN.“

Problemlos verlief auch die Inbetriebnahme der Swyx Lösung an den ersten Standorten in Ingolstadt und Abensberg. Mit der Erdenreich Datentechnik GmbH ist ein weiterer regionaler Swyx Partner an dem Projekt beteiligt, der an den einzelnen BMW-Standorten der HWGruppe die Voraussetzungen für die qualitativ hochwertigen Internetverbindungen schafft. „Die Zusammenarbeit mit den IT-Dienstleistern funktioniert hervorragend. Wir sind sowohl mit unseren Partnern vor Ort als auch mit Swyx hochzufrieden und profitieren jetzt von einer Kommunikationslösung, die optimal auf unsere Anforderungen abgestimmt ist“, zieht Mario Flacke ein erstes positives Fazit.

Nach und nach wird die Swyx Kommunikationslösung nun auf alle BMW-Standorte der HWGruppe und damit auf insgesamt 300 Nutzer ausgerollt. Mit Swyx lassen sich die einzelnen Häuser miteinander vernetzen, sodass alle Mitarbeiter auf ein zentrales Telefonbuch zugreifen können. Auch standortübergreifende Weiterleitungen lassen sich ganz einfach umsetzen, um die telefonische Erreichbarkeit weiter zu steigern. Wenn jemand beispielsweise außerhalb der Öffnungszeiten eines Hauses dort anruft, kann der Anruf einfach an einem anderen Standort angenommen werden.

„Aktuell können wir nur darüber spekulieren, wann wir zur Normalität zurückkehren können und wie genau diese neue Normalität dann aussehen wird. Wir sind uns aber sicher, dass wir im Bereich Kommunikation mit Swyx und SysTec für künftige Herausforderungen gerüstet sind und flexibel auf veränderte Anforderungen reagieren können“, so IT-Leiter Markus Füßl.

Über die HWGruppe

Gegründet 1950, zählt die HWGruppe heute als traditionsreiches Familienunternehmen – mit zwei Unternehmensgruppen und neun Autohäusern an vier Standorten – zu den größten und erfolgreichsten Automobilhändlergruppen im süddeutschen Raum. Über ihre Tochterunternehmen vertreibt die Gruppe die Automobilmarken Volkswagen, Volkswagen Nutzfahrzeuge, BMW, MINI und Porsche. Vom Kleinwagen bis hin zur Mittelklasse, vom SUV bis hin zum Transporter, runden Premium- und Sportwagen sowie eine große Auswahl an Elektro- und Hybridfahrzeugen das Produktangebot ab.

Weitere Informationen zur HWGruppe: www.hwgruppe.de